Как организовать мероприятие?

Организация мероприятия является интересным опытом и времяпровождением вне зависимости от вида и масштаба организуемого события. Очень важно грамотно спланировать все мероприятие, чтобы посетителям и гостям было приятно находиться на нем. Хорошая организация оставит только положительные эмоции у гостей мероприятия и у самих организаторов, а также может привлечь новых клиентов.

Однако организация, хоть и приятное дело, однако требует повышенного внимания ко всем моментам: от цели мероприятия до отзывов гостей. Для самостоятельной организации мероприятия можно принять к сведению следующие советы.

Определение целей и задач мероприятия.

Перед подготовкой очень важно определить какое именно мероприятие вы будете готовить, как бы очевидно это не было. Потому что разные виды событий требуют разных подходов и составляющих. Нужно установить характер мероприятия, желаемое и подходящее для него место, количество людей и локация/помещение, способное вместить в себя всех присутствующих, а также желаемое впечатление у посетителей по окончанию мероприятия.

Установление даты и времени.

Это является одним из ключевых моментов, ведь важно учитывать возможность присутствия основного состава. Будет крайне неудобно, если о предстоящем событии будет сообщено слишком рано, а если пригласить гостей на мероприятие, которое произойдет не скоро, то о нем можно вовсе забыть. Оптимальным временем для оглашения даты проведения мероприятия за пару недель, а еще лучше – напомнить о нем один-два раза ближе к назначенной дате.

Место проведения мероприятия.

В зависимости от типа проводимого мероприятия, нужно определиться с местом его проведения. Это может быть любая локация, которая будет подходящей для события. Нужно продумать такие моменты, как необходимость в танцполе, возможность свободной транспортировки и установки техники, размер в соответствии с количеством приглашенных, организация мест, предназначенных для расположения гостей и др. Было бы очень удобно заранее посетить выбранное место и составить план помещения, на которое впоследствии можно нанести варианты расстановки столов, стульев, доступа посетителей к тем или иным местам на мероприятии, а также важно уточнить месторасположение источников электропитания, чтобы продумать необходимость в удлинителях или изменить первоначальный план, еще можно отметить на нем элементы, непосредственно связанные с безопасностью. Порой для проведения мероприятий необходимо разрешение (на реализацию алкоголя, уровень шума, подъезд транспортных средств, установки техники или крупных конструкций), что тоже важно учесть, чтобы не возникло неприятных ситуаций.

Количество приглашенных людей.

От числа посетителей мероприятия напрямую зависит бюджет, необходимый для проведения события. Следует подумать о том, каким образом будет организован вход на мероприятие, как лучше всего пригласить гостей (пригласительные в печатном или электронном виде), как разместить посадочные места и как обыграть ситуацию, если места для всех посетителей будет недостаточно, а также следует пригласить необходимое количество персонала.

Бюджет мероприятия.

Для организации хорошего мероприятия требуется вложить не только много сил, но и средств. Можно объединиться с проверенными людьми и вместе решить, сколько вам понадобиться финансов. Вложения понадобятся для оплаты аренды помещения, оборудования, покупки еды и напитков, оплаты работы персонала, фотографа, мелкую полиграфию и многое другое, что зависит от вида и формата проводимого мероприятия.

Команда.

Организовать мероприятие без чьей-то помощи очень сложно, так как требует максимального вложения времени в него. Поэтому прекрасным вариантом будет организация команды, между членами которой можно распределить обязанности. Такой шаг позволяет сделать мероприятие более спланированным и организованным. Ответственных за определенные участки мероприятия можно закрепить самим, либо позволить им выбрать свою роль и дела самостоятельно. На всякий случай лучше обзавестись парочкой запасных людей в случае необходимости устранения неполадок, которые очень часто случаются.

Организация последовательности событий на мероприятии.

Моменты, связанные с очередностью событий, очень важны, так как они, несомненно, производят впечатление на присутствующих. Отлаженное выступление положительно сказывается на восприятии информации и интересу к выступлениям. Также нужно составить план времени, отведенного для питания, для фотосессии, игр и прочих действий. Однако без заминок не обойтись, поэтому нужно оставить время про запас, потому что выступления могут затянуться, посетители могут опоздать, в целом что-то помешать ходу плана и это нормально. Как четкое следование плану, так и умение немного от него отойти будет вам только на пользу.

Сервис.

На приглашенных очень сильно оказывает влияние отношение персонала. Команда должна быть учтивой и стараться решить любой вопрос или возникшую неприятную ситуацию как можно более лояльно по отношению к обратившемуся гостю, вне зависимости от того как долго длится мероприятие и насколько устали все организаторы и помощники. Атмосфера от приветливых и любезных людей – чуть ли не самая важная составляющая мероприятия, ведь пренебрежительное отношение к гостям никому не понравится.

Финальная проверка.

Для качественной организации мероприятия также важно осуществить проверку за сутки до предстоящего события. Стоит проверить пригласили ли вы всех гостей, готовы ли все аудио-, видеоматериалы, бумажные составляющие, готовность персонала, помещения. Для всего этого удобно создать чек-лист, в котором будут содержаться все ключевые и дополнительные (в случае необходимости) моменты, выполнение, своевременность и готовность которых можно отмечать в нем. Для всех организаторов и персонала нужно распечатать план мероприятия, чтобы все могли следить за ходом событий и устранять заминки. Также можно написать контактные телефоны организаторов, чтобы с ними можно было связаться в случае срыва плана.

Обратная связь.

Как правило, после мероприятия, организаторам и персоналу сложно оценить качество проведенного события. Поэтому для того, чтобы учесть в будущем все ошибки и устранить их придумывают оценочные листы или онлайн-форма, которая раздается приглашенным людям. В них отмечаются моменты, которые интересуют и важны для организаторов, с указанием максимальной оценки каждого пункта. Эта информация затем анализируется, и если понадобится провести подобного рода мероприятие в будущем, то можно зафиксировать эту информацию и пользоваться ей.

Что делать если нет времени на организацию?

Возникают ситуации, когда для самостоятельной организации мероприятия не хватает времени, людей, идей, опыта и прочего. В таком случае хочется довериться мастерам этого дела, но в сети можно найти большое количество компаний, занимающихся подобного рода деятельностью. Хочется сразу быть уверенным в исполнителе, а не просто надеяться на его добросовестность. Обратившись в наше агентство «Арт-Пикник», вам не стоит задумываться о качестве мероприятия, своевременного выполнения события и его составляющих, а также о планировании – все это можно доверить нашей команде.