Организация конференций под ключ

Конференция — потребность современного мира, без которой обойтись просто нельзя.Она представляет собой бизнес-собрание, обычно использующиеся для B2B и D2C маркетинга. Их проводят для презентации новых продуктов или услуг, чтобы представить их и себя публике и СМИ. Подготовка такого бизнес-события требует, как правило, серьезных временных и организационных затрат. И именно поэтому привлечение профессионалов из нашей команды может существенно облегчить задачу!

Организация бизнес-конференций состоит из двух частей

Официальная часть

Обычно в официальной части проходят презентации,
доклады и другие публичные выступления.
Это нужно для того, чтобы познакомить
зрителей с новым продуктом. 

Неформальная часть

В неформальной части проходит фуршет,
на котором можно отдохнуть и завести полезные
знакомства с новыми людьми.

Виды деловых конференций

Существует несколько видов конференции, и каждый из них имеет свои особенности, правила организации и секреты успешного проведения. Для более результативной подготовки нужно определиться с видом конференции, наиболее соответствующим Вашим задачам.

  • Конференция для одной Вашей или нескольких компаний. Посвящена обсуждению интересующих участников бизнес-идей, продуктов или технологий.
  • Пресс-конференция, представляющая Вашу компанию и бизнес. Посвященный ответам на вопросы средств массовой информации.
  • Семинары проводятся под руководством спикера. Здесь проходит обсуждение определенной темы участниками мероприятия.
  • Коучинг проводит специальный тренер, которого часто называют коучем. Мероприятие сосредоточено на достижение конкретных целей в профессиональной сфере для участников события.
  • Тренинговая программа составляется под желания заказчика. Формат поможет обучить сотрудников новым стандартам, решить накопившиеся задачи и раскрыть потенциал коллег.
  • Конференция в рамках Incentive-тура. Как один из действенных методов мотивации Ваших сотрудников и партнеров или привлечения и сохранения клиентов.

Организация цикловой конференции

Подготовка бизнес-конференций

Мы можем помочь в следующих блоках при подготовке конференции

  • Разработка программы, организационных и временных параметров
  • Подбор наиболее подходящего места для проведения конференции
  • Отбор персонала для мероприятия: ведущие, хостесс, артисты
  • Оформление помещения (сценические декорации, баннеры, рекламные стенды, расстановка экспонатов)
  • Организация рецепции: встреча, регистрация и расселение гостей
  • Организация кофе-брейков и фуршетов
  • Организация пресс-пула
  • Составление пресс-пакета
  • Пост-мониторинг СМИ
  • Комплексная маркетинговая поддержка конференций
  • Размещение рекламы, анонсов
  • Дизайн и печать рекламно-информационных материалов
  • Дизайн, печать и рассылка приглашений
  • Сувенирная продукция
  • Фото и видеосъемка
  • Создание презентационного ролика
  • Координация конференции во время проведения
  • Техническое оснащение места проведения

Этапы организации конференций

  1. Определяем концепцию ивента. Организатор обсуждает с вами интересующие вас вопросы и идеи. Узнаем больше о вашей компании и продукте.
  2. Пишем план конференции. Детально прописываем временные рамки, распределяем роли. Создаем сценарий мероприятия.
  3. Ищем спикеров и экспертов. Выбираем только проверенных людей и настоящих профессионалов в вашей области.
  4. Ищем персонал для мероприятия: ведущие, хостес, официанты. Весь персонал проверен и всегда знает что делает. 
  5. Выбираем место для проведения конференции. Выбираем подходящее место под все критерии конференции. 
  6. Создаем приглашения и закупаем полезные презенты для гостей. Приглашения рассылаем по электронной почте. 
  7. Декорируем место проведения. Украшаем сцену, расставляем рекламные баннеры, настраиваем звук и свет. 
  8. Заказываем для фуршета кейтеринг и стол для кофе брейка.
  9. Проводим мероприятие. На ивенте присутствует координатор, который руководит всем, следит за таймингом и решает проблемы.

Наши проекты

Смотреть все

Часто задаваемые вопросы

Как происходит планирование конференции?

Выбираем дату и проводим встречу-разговор. Вы рассказываете, что хотите обсудить с коллегами, а мы подбираем идеальный вариант.

Какие виды бизнес-мероприятий еще проводите?

Организуем презентации, выставки, брифинги и пресс-конференции.

Можно заказать организацию конференции под ключ?

Да. Работаем от этапа разработки идеи до подготовки сувенирной продукции, рассылки приглашений и организации фото- и видеосъемки.

Кто будет работать над мероприятием?

Прикрепляем к каждому заказчику персонального event-менеджера, которому вы расскажете об идее мероприятия. Составим смету расходов для мероприятия, чтобы вы знали, какой бюджет уйдет на организацию и проведение. Наш менеджер займется координацией события за день до мероприятия. Он отвечает за тайминг, подключение техники, размещение участников, рассчитывается с подрядчиками.

Нам доверяют

Наши преимущества

Персональный менеджер

Индивидуальный подход и оперативная коммуникация по всем вопросам

Оформление юридических документов

Работаем с документацией по стандартам клиента: от договоров до актов и спецификаций

Обмен документами по ЭДО

Экономим время и пользуемся онлайн-кассой для быстрого оформления услуг

Работа на тендерных площадках

Работаем со всеми тендерными b2b  площадками

Без неприятных «сюрпризов»

Сводим вероятность форс-мажоров во время подготовки и проведения событий к нулю

Высокий уровень сервиса

Точное соблюдение дедлайнов и соответствие стандартам качества

Наши достижения

Присоединение к НАОМ

НАОМ — это единственное и самое большое профессиональное сообщество организаторов, это люди, которые формируют правила и стандарты индустрии 🔝

Все, кто состоит в ассоциации, имеет доступ к лучшим подрядчикам, к лучшим площадкам по всей России. Благодаря членству в НАОМ мы можем организовывать мероприятия по всей России ещё оперативнее и ещё лучше

Награда в event-премии "Золотой ПАЗЛ"

Event-агентство ArtPiknik получило награду в номинации «Лучшее корпоративное мероприятие бюджетом до 20000 у.е» за проект «Первая ПАТИлетка» для компании Мегафон Ритейл

Награда в event-премии "EVENT ПРОРЫВ 2019"

Event-агентство ArtPiknik получило награду в номинации «Лучшее применение аудио-видео технологий в ивент» за проект «Звёздный Атлас» для Волжского дивизиона ТС «Пятёрочка»

Развитие HR-комьюнити

С 2012 года мы активно участвуем в мероприятиях профессионального HR-сообщества, проводим собственные обучающие мероприятия и активно поддерживаем обмен опытом профессионалов в сфере HR и внутренних коммуникаций друг с другом

Всероссийская Студвесна 2022

В 2022 году наше агентство выступило организатором двух мероприятий в рамках проведения грандиозного масштабного Всероссийского 30-го фестиваля Студвесна в Самарской области

Член оргкомитета премии VOLGA BRAND

С 2020 года наше event-агентство входит в оргкомитет премии VOLGA BRAND. В рамках VOLGA BRAND награждаются лучшие маркетинговые решения Поволжья.

Для нас важно поддерживать творческий подход к развитию брендов, так как именно энергия и страсть в маркетинге помогают создавать уникальные и успешные проекты

Отзывы о нас

АО «Самаранефтегаз»

АО «Самаранефтегаз» выражает благодарность за оказанные услуги по организации Финального этапа Смотра-конкурса профессионального мастерства «Лучший по профессии», прошедшего в 2022 году на Самарской площадке.

Ответственный подход к реализации поставленных задач, оперативное принятие решений, позволяют судить о высоком профессионализме коллектива ООО «АРТПИКНИК».

Выражаем Вам признательность за эффективную работу и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Торговая сеть "Пятёрочка"

ФТС «Пятёрочка»  Волжского дивизиона благодарит event — агентство «Арт-Пикник» за качественную работу и плодотворное сотрудничество в рамках проекта «Звездный Атлас» , который состоялся 2 февраля 2018г. Это событие принесло нам массу впечатлений и настроение праздника на весь год.

Благодаря профессиональному менеджменту наше мероприятие отличалось качественное подготовкой, креативной и уникальной программой, с высокой вовлеченностью в программу сотрудников Волжского дивизиона. По опросу сотрудников — участников мероприятия процент удовлетворения составил 94%

Особо хочется отметить лояльность ко всем просьбам и быстрое реагирование на наши пожелания в процессе подготовки проекта.

Особенно хочется отметить, что качественная подготовка и креативный подход, в максимально короткие сроки, применяем партнером «Арт-Пикник» не только в рамках крупных мероприятий Волжского дивизиона, но и в небольших проектах — собраний, проведений конференций, закупка и предложения по сувенирной продукции и многое другое, в рамках проектов ВД «Пятерочка».

РУСФИНАНС БАНК

Русфинанс Банк благодарит event-агентство «Арт-Пикник» за качественную работу и плодотворное сотрудничество в рамках подготовки корпоративного нового года Future Party RFB, который состоялся 9 декабря 2017г. Это событие принесло нам много хороших впечатлений.

Вместе с агентством мы смогли создать интересную программу мероприятия. Особо хочется отметить лояльность менеджмента агентства ко всем просьбам и быстрое реагирование на наши комментарии в процессе подготовки проекта.

Семейная клиника "Косма"

Выражаем благодарность за сотрудничество, профессионализм, соратничество!
Ценим, что благодаря вам получилось организовать масштабный праздник с участием более 400 гостей.

ООО «Эберспехер Выхлопные Системы РУС»

Нас впечатлила Ваша замечательная и эффективная манера работы, творческий подход к разработке концепции мероприятия, терпение и желание выполнять все, даже самые неожиданные, пожелания заказчика.
Нам хотелось бы также поблагодарить вашу команду за отзывчивость, умение мгновенно реагировать на изменение обстоятельств и стремление сделать из любого мероприятия что-то особенное.
Сотрудники нашей компании получили огромное удовольствие и массу позитивных эмоций от организованного Вами вечера.

CHANEL

Коллектив компании Шанель выражает искреннюю признательность коллективу ООО Арт-Пикник за высокий профессионализм и качественную работу!
За 3 года нашего сотрудничества Вы проявили себя большими профессионалами, знающими и любящими свое дело!
За это время Вы провели 7 мероприятий для нашей компании. Каждое из них было настоящим праздником для всех наших сотрудников! Благодаря высокому уровню Вашего профессионализма все мероприятия отличались качественной подготовкой, превосходной программой и исключительным разнообразием!

ООО Самарский Стройфарфор

Выражаем искреннюю благодарность за проявленный высокйи профессиональный уровень при организации корпоративных мероприятий.

Желаем непрерывного творческого развития, выгодных перспектив и интересных проектов!

KERAMA MARAZZI

ООО Волга-КЕРАМА, официальный представитель компании KERAMA MARAZZI по Самарской области, выражает благодарность коллективу ООО АРТПИКНИК, за проведение детского мероприятия, посвященного международному дню защиты детей. Особую благодарность выражаем Богдановой Дарье, за грамотное составление сценария и профессионально подобранные мероприятия, проходившие на площадке. Самую высокую оценку Ваш коллектив получил не только от наших сотрудников, но и от наших детей, которые ставили вам оценки своими улыбками и смехом. Желаем Вам успехов и процветания.

DOM.RU

Выражаем искреннюю благодарность за качественную организацию выездного обслуживания корпоративного мероприятия.

Огромное спасибо всем сотрудника Вашей компании за высокий профессионализм и проявленное внимание.

ОАО Завод ПРОДМАШ

Ваш творческий уровень и оперативность исполнения  в процессе подготовки мероприятий являются подтверждением высоких профессиональных качеств каждого сотрудника «Артпикник».

Мы искренне надеемся, что и в будущем мы по-прежнему останемся партнерами.

Желаем Вам и всему Вашему дружелюбному коллективу успехов на профессиональном поприще и процветания!

ОАО "Самарнефтехимпроект"

Уважаемая Дарья Михайловна!
От имени ОАО «Самарнефтехимпроект» выражаю вам и творческому коллективу ООО «Арт-Пикник» благодарность за организацию программы Праздника, посвященного Дню 8 марта.
Хочется отметить творческий подход, восприимчивость к пожеланиям, гибкость в решении организационных вопросов в процессе подготовки программы, а так же слаженную работу группы анимации. Ответственное отношение к совместной работе и заинтересованность в результате позволили создать атмосферу запоминающегося праздника.
Надеемся, что наше сотрудничество будет иметь продолжение.

ООО "ПепсиКо Холдингс"

Компания ПепсиКо выражает искреннюю признательность коллективу компании «Арт-Пикник» за плодотворное сотрудничество в 2012 году. Мы верим в сохранение сложившихся деловых и дружеских отношений.
Желаем успешного развития и достижения новых вершин в бизнесе.

ОАО "Ростелеком"

Администрация ТУ-4 ПФ ОАО «Ростелеком» выражает благодарность за проведение новогоднего корпоративного вечера 30 декабря 2009 года. Хотелось бы отметить высокий профессионализм и зажигательное чувство юмора ведущего Антона Елисеева, его качественную и слаженную работу в тандеме с коллективом Самарского центра продаж и обслуживания клиентов.
Желаем вам творческих успехов и процветания!

Самарский подшипниковый завод

Уважаемая Дарья Михайловна!
ОАО «Самарский подшипниковый завод» выражает вам искреннюю благодарность за организацию и проведение праздничного мероприятия, посвященного VI Международному семинару промышленных предприятий.
Хотелось бы отметить очень высокое качество шоу, его яркую тематику, профессионализм и зажигательное чувство юмора ведущего, а также полную вовлеченность всех гостей семинара.
Желаем вам творческих успехов и процветания!

    Напишите нам!

    Cпасибо за заявку!

    Наш менеджер свяжется с вами в течение рабочего дня