Как выбрать формат и тематику мероприятия?

Автор: Дарья Богданова

На сегодня придумано огромное количество интересных деловых форматов.

Какой формат выбрать для своего мероприятия? Какой лучше зайдет на целевую аудиторию? Вот то, о чем задумывается большинство организаторов событий. 

Описать форматы деловых событий можно через 10 ключевых признаков:

• Тип цели и результат (для чего нужно событие участникам и организаторам): 

Цели участников: Какие потребности участников удовлетворит мероприятие?; С чем участники должны уйти с нашего мероприятия? Какие эмоции и ощущения должно вызвать мероприятие у участников? 

Цели организаторов: Какие свои задачи организаторы и инициаторы события хотят решить с помощью мероприятия? Какой результат мероприятия  организаторов устроит? Как именно организаторы поймут, что достигли результата?

• Время и длительность

• Характер правил формата (гибкий/жесткий)

Примеры жёстких правил формата

Один из ярких примеров — вечеринки PechaKucha Night. Создатели формата подробно прописали длительность выступлений спикеров, особенности использования слайдов, даже лежащие в основе формата принципы и атмосферу.

Другой пример — конференции TED. Если вы хотите организовать мероприятие в духе TED в своем городе, то вам необходимо получить лицензию TEDx. В условиях использования лицензии, опять же, подробно расписано, что и как делать, чтобы ваше событие соответствовало международному формату.

Гибкие форматы — на то и гибкие, что их границы весьма условны и каждый организатор может нарушать их, переосмыслять творчески, находить новые варианты составления программы или организации пространства.

К гибким форматам мы можем отнести тематические и бизнес-завтраки. Этот формат не лицензирован, не имеет четких правил, что можно делать, а что нельзя. Кое-какие черты остаются неизменными (время проведения и длительность), но практически нет правил составления программы, выделения особых ролей участников

1. Место (организация пространства)
2. Число участников мероприятия
3. Роли участников мероприятия
4. Особенности действия (наличие и особенности программы, плюс для образовательных и познавательных событий еще стараемся выделять наличие практической части, так как часто именно это отличает очень похожие форматы между собой, например семинар от тренинга)
5. Наличие и характер интерактива
6. Сложность (простой / составной / входит в состав другого события / самостоятельный формат)
7. Уровень конфликта (проблематика)

Между форматами есть вложенность: какие-то форматы более «крупные», какие-то похожи на частный случай более общего. Например, существует формат Конференция, а к подформатам конференции могут относиться: конгресс, научные чтения‎, саммит, симпозиум, съезд, форум. И появившиеся относительно недавно модные: Печакуча, TEDx, Антиконференция (Unconference)

Также есть разнообразные виды конференций с определением в названии, в которых тоже наблюдаются стойкие жанровые отличия:

• Научная конференция
• Онлайн-конференция
• Отраслевая конференция

Но так или иначе, все это можно условно назвать семейством конференций.

Иногда  новый формат  является не форматом, а названием, именем конкретного мероприятия

Здесь тоже есть свои нюансы: название ставшего популярным мероприятия может становиться нарицательным, и тогда другие организаторы хотят использовать его популярность для своих целей. Так появляются КВНы, Comedy Club’ы. Среди менее известных есть Вечеринка идей, РеФорумы 

Зачем организатору событий понимать особенности форматов?

Многие организаторы в погоне за «фишками» и из желания удивить участников упускают из внимания особенности формата события, с которым работают.

Если бы мы все лучше разбирались в форматах мероприятий, то находили бы лучшие способы удовлетворить устоявшиеся ожидания и творчески переосмыслить необязательные элементы своих событий. Чтобы создавать новые уникальные форматы и отличаться от других в глазах участников, каждый организатор должен понимать, как и почему работают существующие.

Тогда в выигрыше окажутся и сами организаторы, и участники, которые получат новый богатый опыт, а также будет расти и развиваться event-отрасль в целом.

ФОРМАТЫ ДЕЛОВЫХ СОБЫТИЙ

1. Когда нужны продажи: Выставка

Такие мероприятия необходимы для представления товаров и услуг и их продажи, а также для улучшения имиджа компании и поддержания репутации. Главная сложность организации выставки — это  подобрать необходимое помещение, а также оборудовать стендами, витринами, стеллажами, привезти и подключить нужную технику. 

Существуют моно-выставки, где присутствует только одна компания (чаще она идёт мероприятием-партнёром к другому бизнес-событию, например — форуму или конференции), более масштабный вариант — полиформатные выставки, где участвуют несколько компаний из одной сферы деятельности или интересов. 

Выставка может проходить в таких форматах:

1.1. Аукцион 

1.2. Выставка животных

1.3. Выставка-продажа

1.4. Немой аукцион, Тихий аукцион, silent auction

1.5. Отраслевая выставка, Промышленная выставка, Trade Fair, Trade Show, Expo, Экспо, Бизнес-выставка

1.6. Фотосушка

1.7. Ярмарка, Маркет

1.8. Ярмарка вакансий, Биржа труда, Дни карьеры

2. Когда нужен обмен информацией: Конференция

Конференция — масштабное бизнес-собрание, которое обычно используют для B2B и В2C маркетинга. На конференциях обсуждают острые темы, проводят презентации новых продуктов или услуг, представляют результаты работы публике и СМИ. 

Обычно на конференции есть основная, официальная часть, и последующая, более неформальная. Обычно официальная часть включает в себя презентации, публичные выступления, доклады, тренинги, разборы кейсов, неофициальная часть включает в себя фуршет, шоу-программу, свободное общение между спикерами и гостями.

Мы выделяем такие разновидности конференций

2.1. Печа-Куча, Pechakucha Night 

Очень интересный формат, который сейчас набирает обороты в предпринимательской сфере. Обычно ПечаКуча очень нравится и зрителям, и участникам, и нередко становится событием на регулярной основе. Такой формат можно кратко описать как 20х20, потому что встреча проходит в виде презентации, где участники представляют короткий доклад, сопровождая его 20 слайдами, на каждый из которых даётся 20 секунд.

Получается очень динамично, а главное — полезно и не скучно. Дело в том, что формат ПечаКучи вынуждает спикеров говорить очень емко, без воды и действительно интересные вещи, что отлично подходит как раз для деловой сферы! Стоит присмотреться к этому мероприятию, если вы проводите отчетное совещание или защищаете новые проекты, хотите выслушать доводы коллег по какому-то вопросу, устраиваете «ярмарку вакансий» или просто хотите устроить неформальный обмен мнениями. 

2.2. TEDx

TEDx — проект TED, позволяющий отдельным людям или группам людей в различных странах, городах, университетах, сообществах организовать независимые конференции в стиле TED. Конференция TEDx является независимым мероприятием, проводимым по лицензии TED.

Каждое выступление (лекция) на конференции TED называется «TED Talk». Видеозаписи выступлений публикуются на сайте TED.com, доступны бесплатно для просмотра и скачивания в HD-качестве; на сайте можно подписаться на видео-подкаст. Также видеозаписи доступны на сайте «YouTube».

2.3. Анти-конференция, Unconference

 Это, как можно догадаться, конференция без традиционных для формата атрибутов. Как говорят организаторы анти-конференций, здесь вам ни докладов, ни бейджей, ни даже спикеров и слушателей в обычном смысле слова. Так если всего нет, то что же есть?

Из более-менее жестких правил общими для всех анти-конференций можно считать два. 1) Нет деления на спикеров и слушателей и 2) Нет подготовленных докладов и спланированной программы. Программа unconferece обычно представляет собой условное деление на несколько тематических потоков (треков). Они разнесены по разным комнатам или углам одного большого зала, но четкой программы у них нет. Есть так называемые track leaders — участники, которые берут на себя роль вести дискуссию вокруг темы потока. Обычно это известные собравшейся аудитории эксперты отрасли. Иногда эти трек-лидеры определены заранее, иногда они самовыделяются из толпы участников, предлагая тему для обсуждения.

2.4. Конгресс  

название различных собраний, конференций, съездов, проводимых в широком составе  и обычно в международном формате

2.5. Научная конференция. Научно-практическая конференция

Форма организации научной деятельности, при которой исследователи (не обязательно учёные или студенты) представляют и обсуждают свои работы.

2.6. Онлайн-конференция, Интернет-конференция, веб-конференция

2.8. Отраслевая конференция, Бизнес-конференция, профессиональная конференция

2.9. Саммит

 собрание и переговоры людей в высших правительственных кругах разных стран.

2.10. Симпозиум 

Совещание, научная конференция по какому-либо научному вопросу (обычно с участием представителей разных стран). Несколько человек в виде презентации представляют разные точки зрения на одну и ту же тему, а затем проводится сессия вопросов-ответов, управляемая модератором.

Симпозиум тем интереснее, чем более разнообразен состав спикеров. Чтобы повысить эффективность данной техники, необходимо подобрать в равной степени подготовленных спикеров и опытного модератора.

2.11. Съезд

собрание представителей (делегатов) общественной организации, политической партии либо социальной, профессиональной, национальной и иной группы.

2.12.Форум

Участники просто обмениваются мнениями, которые не являются обязательными  для участников форума.

3. Когда есть вопросы: мероприятия для активных обсуждений

Самое важное в любом деле, и особенно в бизнесе — держать руку на пульсе событий, всё время оставаться в самой гуще событий и не забывать слушать разнообразные мнения, чтобы сформировать собственное. Какие мероприятия в этом помогут? 

3.1. Fireside chat, Беседа у камина, Беседы у камина

Формат предполагает, что у спикера нет какой-то заготовленной лекции с презентацией

3.2. Мероприятие в формате Технология Открытого пространства (Open Space Technology)

В этой Технологии есть какая-то магия, и люди действительно самоорганизовываются, и возникают неожиданные по глубине дискуссии, и впечатляющие результаты.

В открытом пространстве целенаправленно создаются условия для проявления способностей человека к самоорганизации. Достигается это за счет четырех принципов и одного закона.

Принцип 1. Кто бы ни пришел — это правильные люди

Принцип 2. Что бы ни происходило, это единственное, что могло произойти

Принцип 3. Когда бы оно ни началось — это правильное время

Принцип 4. Когда оно закончилось — тогда и закончилось

У Технологии открытого пространства есть единственный закон называется «Закон двух ног», и он гласит: Если во время групповой работы вы осознаете, что ничему не учитесь и ничего не можете дать другим, используйте свои две ноги. Перейдите в другое место, где вы можете чему-то научиться или что-то привнести.

3.3. World Cafe

Метод, позволяющий организовать живое обсуждение, сфокусированную неформальную дискуссию. Технология позволяет вовлечь в разговор каждого участника, формируя комфортную атмосферу открытости, непринужденности и психологической безопасности, когда можно говорить на равных.

3.4.  Аквариум

Так называется групповая дискуссия, в которой участвует несколько человек, а остальная часть аудитории сидит вокруг и наблюдает за ходом обсуждения, не участвуя в нем. У наблюдателей при этом должно быть свое задание, например, отметить основные этапы дискуссии или записать основные мысли, высказанные участниками.

Аквариумная дискуссия обычно дополняется обычной дискуссией, в которой наблюдатели и наблюдаемые делятся впечатлениями после завершения работы в режиме аквариума.

3.5. Групповая дискуссия. Групповое обсуждение

Работа в группе, даже комбинированная с презентацией, может стимулировать продуктивное взаимодействие между участниками. Однако групповые обсуждения не всегда могут обеспечить полноценную передачу сложной информации и лучше подходят для работы над темой, с которой в той или иной степени знакомы все участники. Этот формат, как правило, не подходит для слишком больших групп (более 15-20 человек), а также требует времени, терпения и умелого руководства.

Для повышения эффективности работы большой группы модератор может использовать технику talking piece: простую в своей гениальности и такую же действенную. Суть ее в том, чтобы закрепить право высказываться за тем человеком, у которого в руках особый предмет. Это может быть все, что угодно: игрушка, мяч, даже обычная ручка. Главное — говорить имеет право только тот, у кого она в руках.

Попробуйте ввести такое правило в групповой дискуссии, и вы удивитесь, насколько проще заставить людей слушать друг друга.

3.6. Дебаты

Чётко структурированный и специально организованный публичный обмен мыслями, прения между двумя сторонами по актуальным темам.

3.7. Диалог 

Два человека обсуждают тему перед аудиторией. Информация представляется в неформальной обстановке, что добавляет интереса и эмоциональной привлекательности, а также поощряет к дискуссии. Диалог требует тщательного планирования, чтобы он не превращался в разговор ни о чем, а также чтобы не было доминирования личности одного из участников.

В качестве одного из участников диалога можете выступать вы сами, тогда течение дискуссии проще контролировать. Если же вы выбрали двух приглашенных гостей для диалога перед аудиторией, то позаботьтесь о том, чтобы ход разговора был ограничен по времени или управлялся ведущим.

3.8. Интервью, Публичное интервью

3.9. Коллоквиум

это вид учебной работы, предполагающий выяснение уровня усвоения студентами знаний, овладения умениями и навыками в отдельной теме или раздела дисциплины

3.10. Круглый стол

Имиджевое мероприятие, чаще всего затрагивающее это широкие вопросы бизнеса, актуальные для предпринимателей вопросы. Что нужно продумать в рамках рамках организации круглого стола — это яркие, интересные выступления, затрагивающие боли и проблемы общественности или представителей бизнеса. Тогда событие найдёт живой отклик и в соцсетях, и в СМИ.

Но самое важное — не только очертить круг важных вопросов, и но предложить пути решения и обсудить идеи и их реализацию. Здесь как раз и срабатывает принцип круглого стола — все, кто находится за ним, имеют одинаковое право голоса, ведут дискуссию наравне, выслушивая и поддерживая друг друга.

3.11. Мозговой штурм. Брейншторм 

Группа или несколько групп накидывают как можно большее количество идей, связанных с проблемой или темой, по возможности без оценки качества или практичности каждой идеи. Эта техника поощряет активное участие и творчество и обычно не занимает много времени. Большую группу лучше разделить на маленькие.

Сложность формата заключается в том, чтобы настроить всех участников именно на творческую деятельность, строго придерживаться принципов мозгового штурма и воздержаться от оценочных комментариев. Метод хорошо подходит как дополнительный, но построить все событие исключительно на мозговом штурме довольно затруднительно, так как результат работы группы обычно непредсказуем.

3.13. Открытая дискуссия

3.14. Панельная дискуссия

Под руководством модератора несколько человек обсуждают заявленную тему перед аудиторией, при этом аудитория может быть как пассивная, так и активная (тоже задающая вопросы). Обычно на панельную дискуссию приглашаются эксперты в одной области, и ведущий озвучивает заранее подготовленные вопросы.

Этот формат хорош тем, что различные точки зрения участников дискуссии стимулируют мышление и подогревают интерес слушателей, поэтому даже если аудитория не может сама задавать вопросы, такой формат сессии может быть успешным.

Для эффективной работы панельной дискуссии обязательно необходим умелый модератор, способный направлять разговор в нужное русло и распределять внимание в равной степени между всеми участниками группы.

3.15 Сессия вопросов-ответов

Этот метод предполагает жестко ограниченный формат общения: вопрос — ответ. Вопросы могут исходить либо от спикера к аудитории, либо от аудитории к спикеру. Поскольку сам формат довольно ограниченный, его можно легко сочетать с другими, чтобы добиться разнообразия.

Сложность формата в том, что сессия вопросов и ответов может легко выйти из-под контроля, стать скучной и слишком формальной или, наоборот, слишком неформальной.

3.16 Экспертная сессия. Экспертная группа

Специально выбранная команда из зала играет роль экспертной комиссии: активно комментирует презентацию, задает вопросы, побуждает прояснить или обобщить представленный материал. Аудитория становится вовлеченной, помогая спикеру ответить на «нападки» экспертов.

Этот формат может оказаться полезным, если содержание презентации трудно для понимания или необходимо помочь слушателям вникнуть в суть сложного вопроса. Такая дискуссия может занять много времени, а качество комментариев сильно зависит от членов команды экспертов, поэтому их следует подбирать очень тщательно.

4. Когда нужен азарт и победа: конкурсы

Бизнес — это симбиоз сотрудничества и соперничества и проводить мероприятия в формате  конкурсов бывает очень полезно для развития компании и целой отрасли

4.1. Баттл, Бои, Cлэм

4.2. Научный слэм, Science Slam

4.3. Питч-сессия, Питчинг перед инвесторами, питч 

4.4. Предметная олимпиада

4.5. Хакатон, Hackathon

Мероприятие, пришедшее в бизнес из IT-сферы, потому что классные результаты получаются абсолютно в любой направленности и специфике! На Хакатоне участники, объединившись в небольшие команды, за фиксированное время решают поставленные задачи.

5. Когда есть, чем поделиться: события для пытливых умов

Способность и умение обучаться других, делиться важной и актуальной информацией — признак сильного игрока на любом рынке. Поэтому в бизнес-среде существует масса обучающих событий, которые могут быть направлены вглубь компании (только для своих сотрудников), либо же — на всю дружественную предпринимательскую среду. Поговорим об этих событиях, которые неизменно повышают репутацию и экспертность организаторов

5.1. Lightning talks. Блиц-доклад 

Короткое выступление на конференции. В отличие от полноразмерных докладов блицдоклады обычно длятся пять минут и объединяются в сессии блицдокладов.

5.2. Демонстрация, Демо-встреча 

5.3. Доклад, Речь, выступление, лекция

Достаточно распространенный формат, который оправдан в том случае, если предполагается выступление сильного спикера или у вас есть уникальный кейс, интересный многим. Такая лекция — своего рода теоретический мастер-класс, где бизнесмены делятся своим опытом, рассказывают актуальные для слушателей темы.  

Как правило, такой формат не подразумевает дискуссий и обмена мнениями, но традиционно в конце выступления спикеры отводят некоторое время, чтобы ответить на вопросы слушателей и уточнить интересующие их моменты. 

5.4. Кейс Стади. Case Study

Обучающее событие такого формата — это совместный разбор конкретного кейса, предполагающий презентацию изначальных условий, затем работу в малых группах по решению этого кейса, затем презентацию результата группе экспертов или друг другу.

5.5. Презентация (лекция со слайдами)

5.6. Bootcamp, Буткамп, Буткемп, Интенсив

Это детский лагерь для взрослых, в котором сотрудники знакомятся, заряжаются эмоциями, получают новые навыки и опыт.

5.7. Бизнес-тренинг

Практический формат обмена опытом, который отлично прижился в бизнес-сфере. Чаще всего проводятся тренинги по продажам или деловому общения, командообразованию или нетворкингу. Бизнес-тренинги прекрасно подходят для выявления лидеров в команде, отработки профессиональных компетенций и приобретения знаний в области тайм-менеджмента, управленческого консалтинга, ораторского искусства, стресс-менеджмента.

Основа любого бизнес-тренинга – синтез полезного лекционного материала и увлекательной практики. Обычно в начале даётся теория или разбор кейсов, затем — участники выполняют различные упражнения под контролем ведущего-тренера и модераторов. Нередко тренинг может напоминать мозговой штурм, тестирование и даже тимбилдинг

5.8. Вебинар, Webinar

5.9. Воркшоп. Workshop

Воркшоп — это обучающее мероприятие, но его главное отличие от, например, мастер-классов или семинаров в том, что все активно принимают участие в происходящем, а не являются пассивными слушателями. Соответственно, участники получают новые знания и опыт практически, самостоятельно, общаясь друг с другом и выполняя различные упражнения. Но при этом на воркшопе всегда присутствует специалист (или несколько) со стажем и опытом, которые подробно объясняют, рассказывают и показывают суть рабочего процесса.

Основные преимущества воркшопов в том, что обучение проходит без воды, интенсивно, а также очень эффективно за счет группового взаимодействия. Воркшопы — это отличная платформа для нетворкинга, ведь участники активно взаимодействуют во время обучения как с экспертом, так и между собой. 

5.10 Деловая игра. Бизнес-игра

Этот формат может стать хорошей альтернативой кейсам, если ваша аудитория — не профессиональное сообщество, но при этом вы хотите в интерактивной форме донести определенную мысль.

Они, напротив, не требуют реальной ситуации, и могут ставить участников в какие угодно условия. Схожи деловые игры с кейсами тем, что участники так же выступают как принимающие решения.

Мне доводилось играть и проводить самой самые разнообразные деловые игры: в одних мы решали, как выгодно купить-продать участки земли, в других выступали как консилиум врачей, решающих, кому из 10 больных сделать пересадку единственного доступного сердца. Где-то строили башню из бумаги, а с кем-то пытались проранжировать 15 предметов, с помощью которых нужно спастись с необитаемого острова. Существуют тысячи сценариев деловых игр.

Именно в деловой игре участники переживают совместный опыт и с помощью модератора сами приходят к нужным выводам, открытиям, новым идеям, сами видят ситуацию с разных сторон.

5.11 Игровая симуляция

Игровые симуляции сделаны из фактической ситуации в целях изучения концепций и практики поведения.

6. Когда случилось что-то особенное: события об интересном, тематические встречи

Рассказать о достижениях, победах и нововведениях бренда так, чтобы это было действительно интересно многим — настоящее искусство. Хорошо, что существуют определенные форматы бизнес-событий, позволяющие сделать это с максимальным эффектом. 

6.1. Брифинг, Пресс-брифинг

Это краткая пресс-конференция, посвящённая одному вопросу. Встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой излагается официальная позиция, делается короткое информационное сообщение по какой-либо проблеме (обычно, в отличие от пресс-конференции, без ответов на вопросы приглашённых).

6.2. Быстрые свидания. Speed Dating 

Формат широко используется для нетворкинга, в том числе для знакомства участников делового события.

6.3. Клуб, Клуб по интересам, Кружок

6.4. Митап. Meetup 

Обозначение неформальной встречи или собрания людей, обычно одной профессии или заинтересованных в какой-то общей теме

6.5. Пресс-конференция

Открытое мероприятие, которое направлено на общение с широкой аудиторией и получение обратной связи. Отлично подойдёт, если вы хотите сделать публичное заявление или доклад для средств массовой информации, которое в дальнейшем дойдёт до нужной вам аудитории — клиентов, заказчиков, партнеров или инвесторов.

Организуя пресс-конференцию, важно заранее написать и разослать пресс-релиз, пригласить журналистов, организовать комфортное их пребывание в пресс-зале. Не забывайте про грамотное техническое оснащение — микрофоны, колонки, проекторы — это минимум, который понадобится для эффективного донесения информации до слушателей.

6.6. Пресс-ланч, завтрак, ужин

6.7. Разговорный клуб, Speaking club

6.8. Собрание, Заседание, Cовещание

6.9. Тематический вечер, Вечер

6.10 Бизнес-завтрак, обед, ужин, бранч, Деловой завтрак, обед, ужин, бранч

6.11 Презентация

Формат, который идеально подойдёт, если нужно представить новую идею для проекта, рассказать о достижениях компании или продемонстрировать свежую линейку товаров собственного бренда. Цель любой презентации — это поиск партнёров и клиентов, продвижение продукции. Соответственно, важно сделать событие заметным и запоминающимся. 

Поэтому особенное внимание нужно уделить промо-составляющей: анонсировать мероприятие, продумать оформление помещения и техническое оснащение (свет, звук, экраны), рекламные материалы, неформальную программу (фуршет, шоу), презенты для гостей.

Подведём итоги

Бизнес-мероприятия – важнейшая часть деятельности любой компании. Для поддержания старых деловых контактов, заключения договоров, сохранения популярности в медиа и приобретения новых спонсоров можно и нужно регулярно проводить частные и публичные встречи. 

Команда ArtPiknik готова взять на себя подготовку и проведение деловых мероприятий, чтобы ваша компания преуспела в достижении рабочих целей! 

Мы организуем под ключ бизнес-события любого масштаба и сложности, в реальности, онлайне или гибридные. Напишите нам и мы предложим наилучшее решение вашего запроса!