Организация мероприятий в формате Open Space

Технологией открытого пространства (англ. Open Space Technology) обычно называют способ или методику проведения различных рабочих мероприятий: конференций, творческих встреч, симпозиумов, корпоративных выездов и так далее. Главная особенность такого формата проведения мероприятия — это отсутствие каких-либо жёстких формальных рамок либо обязательной программы действий для участников. Вместо них – свободная планировка и простор для творчества. Но общая тема и цель у мероприятий с использованием технологии открытого пространства (ТОП) есть. ТОП предполагает наличие высокой степени самоорганизации среди участников. Именно они будут определять весь ход встречи.

Технология открытого пространства используется для организации встреч от 5 до 1000 человек и более. Форматы применения ТОП могут быть совершенно различными. ТОП практикуют при подготовке семинаров одно дня, конференций на несколько дней либо же для еженедельных планерок в компании. Цель использования технологии открытого пространства — обеспечить тесное взаимодействие работников для эффективного проведения планирования, обучения, реализации определенных задач и так далее. ТОП поможет вовлечь участников в рабочий процесс вашей компании по максимуму.

У идей и рабочих планов, разработанных во время «опен спейс»-встреч, есть свои преимущества. Они часто бывают намного более эффективными и надежными, так как исходят от людей, работающих прямо на производстве, а не от сторонних экспертов по найму. Для получения насущно необходимого решения вам не придётся ждать по несколько месяцев заключения от экспертов. Вы получите оперативный ответ от своих же работников за малое количество времени.

Проведение мероприятия в формате технологии открытого пространства актуально для вашей компании, если хотите:

• за ограниченный промежуток времени оперативно найти решение рабочих проблем;
• привлечь максимальное количество человеческих ресурсов для этого;
• обсудить назревшие вопросы с большим количеством работников;
• обеспечить близкое взаимодействие коллег, работников из разных отделов компании.

Участниками мероприятия в формате ТОП являются:

• Спонсор — человек или компания, которые хотят найти решение какой-либо проблемы либо обсудить определённый вопрос.
• Фасилитаторы — члены процесса, занимающиеся организацией и координацией деятельности рабочих групп. Количество фасилитаторов может варьироваться. Оно зависит от количества групп и участников.
• Участники — все, кто были приглашены для обсуждения проблемного вопроса.

Что делают участники?

• Предлагают темы для обсуждений. Кто предлагает тему, тот становится созывающим группы по обсуждению данного вопроса.
• Могут быть «пчелками», т.е. работать только в одной из групп.
• Могут быть «бабочками», т.е. перемещаться во время обсуждения от одной группы к другой.

С ТОП можно проводить семинары либо конференции, где участники смогут полностью раскрыть свой рабочий и творческий потенциал, энергично проявить себя. Но они также будут в состоянии самоорганизации и повышенной ответственности. Определённая структура работы, контролируемая фасилитаторами, будет поддерживать появление нужных и надёжных идей.

Что делают фасилитаторы?

• Объясняют правила и принципы работы. Они должны быть зафиксированы на больших плакатах.
• Заранее объявляют общую тему обсуждения.
• Назначают места сбора групп.
• Готовят, собирают и копируют протоколы обсуждений.
• Помогают в обсуждении разным группам.
• Технология открытого пространства обладает большими преимуществами перед обычными методами проведения рабочих

встреч.

Преимущества технологии Open Space:

1. Обеспечение генерации большого количества идей от работников по поставленному вопросу;
2. Эффективный результат за ограниченный период времени;
3. Быстрое решение по-настоящему сложных вопросов;
4. Участники находятся в едином коллективе, у них возникает чувство сопричастности и сплоченности.
5. Найденные идеи будут совершенно разными и часто неожиданными.

Недостатки технологии Open Space:

1. Для решения задачи привлекаются люди из разных социальных групп. У них могут быть совершенно противоположные мнения по одним и тем же вопросам.
2. Разные мнения могут вызывать конфликты. Это сильно тормозит рабочий процесс.

Однако таких проблем можно избежать. Нужно лишь правильно организовать «опен спейс», структурировать работу всех участников мероприятия в нужном русле. С этим вам поможет наше event-агентство. Мы организуем для вас мероприятие любого формата по технологии Open Space. Наша команда поможет Вам разработать план мероприятия, подыскать подходящее  помещение для него, обеспечит всей необходимой техникой и иным оборудование, а также поможет с решение любых других аспектов по вашему запросу.

Технологию Open Space можно описать несколькими базовыми идеями:

• В приглашении на мероприятие обязательно указана цель встречи. Оно предназначено для широкого круга лиц.
• Для создания дружеской и доверительной атмосферы участники во время общения сидят на стульях, составленных в форме круга.
• Деятельность участников по разработке идей должна развиваться интуитивно. Возможно сочетание обсуждений в группах и общих дискуссий.
• В ходе работы участники составляют своеобразные доски. Там они записывают основные мысли и выводы.
• В помещении мероприятия есть несколько отдельных секций, между которыми смогут ходить участники для обмена информацией.

Для организации мероприятия в формате ТОП заранее нужно:

1. Определить цель мероприятия – решение какой-то конкретной проблемы или общий дискурс сотрудников и так далее.
2. Рассчитать сроки его проведения – один день либо даже несколько
3. Выяснить круг потенциальных участников, которые должны быть приглашены. Это могут быть работники одного отдела или всей Вашей компании в целом.
4. Разработать примерный план самого мероприятия.
5. Найти подходящее место для проведения мероприятия. Для этого идеально подойдёт коворкинг либо другое подобное заведение.
6. Оборудовать найденное место всей необходимой мебелью, техникой, рабочими и канцелярскими принадлежностями.
7. Обеспечить возможность питания участников, т.к. работа может продолжиться и в ночное время. Практичней всего для этого будет нанять кейтеринговую службу.

Примерный план мероприятия Open Space:

1. Участники должны познакомиться друг с другом. Для этого нужны какие-либо интерактивные взаимодействия или общий неформальный завтрак.
2. Во время вступительной части спонсор приветствует всех присутствующих. Он объявляет участникам тему и цель встречи, вдохновляет на активную и продуктивную деятельность. Участники задают все интересующие их вопросы спонсору.
3. Фасилитатор проговаривает правила работы «открытого пространства», направляет, помогает и контролирует участников по мере достижения цели встречи.
4. Далее участники разбиваются на группы. Они начинают работать, высказывают собственные мнения и предложения по повестке. Все идеи и заметки записываются на специальной доске. Члены группы заявляют вопросы по теме для обсуждения и анализируют их. Важно, что участники сами организовывают свой рабочий процесс. Они могут постоянно изменять его либо упорядочивать. Ведётся общее обсуждение вопроса и конкретных идей внутри группы. Участники делят между собой части работы над проблемой. В процессе работы члены групп могут неожиданно для себя открывать новые грани своих профессиональных навыков. С правильным структурированием действий группы участникам может помочь фасилитатор. Так как членство в группе не является фиксированным, участники могут переходить из одной группы в другую.
5. Участники самостоятельно подводят итоги внутри собственных групп. Они приходят к единому мнению по проблеме.
6. Каждая группа презентует на общем собрании участников спонсорам свое оригинальное решение по теме.
7. Спонсор подводит итоги встречи. Участники обмениваются впечатлениями и приобретенным опытом в неформальной обстановке. Они в печатном либо электронном виде получают отчёт — документальное закрепление всех идей и предложений, высказанных на встрече.
8. Если позволяет время, отчёт может быть рассмотрен и проанализирован всеми присутствующими совместно. На основе него могут быть выделены необходимые пути развития компании, составлены планы будущих преобразований.

Применение технологии открытого пространства гарантирует Вам, что цель мероприятия будет достигнута и реализована. Технология Open Space поможет обеспечить среди участников по-настоящему творческий процесс. С ТОП потенциально продуктивное мероприятие никогда не превратится в скучную офисную планерку.

Использование ТОП поможет участникам рассказать обо всём, что их интересует. К диалогу со спонсором будут приглашены самые профессиональные участники, умеющие выразить потребности коллег. Спонсоры напрямую ответят на их вопросы. Им выгодно улучшить рабочие условия своих сотрудников.

За пару дней Open Space Вы получите для своей компании план ближайших действий, множество различных идей, полезных мыслей, рекомендаций, поводов для дискуссий и совершенствования. Каждый из участников получит полноценный отчёт с документальным подтверждением итогов работы. Технология Open Space поможет быстро оживить офисные будни, даст стимул для развития компании и сделает из рабочего процесса настоящее интересное событие.